Expertengespräch: Antworten auf zentrale Fragen zur Digitalisierung im Handwerk!

Heiko Fischer von 100 PROZENT DIGITAL gibt Antworten auf diese Fragen.

Herr Fischer: Harter Einstieg. Welchen konkreten Nutzen bringt die Digitalisierung von Arbeitsabläufen, Daten, Informationen und Wissen dem Unternehmen, den KundInnen, den MitarbeiterInnen?

Mit digital abgebildeten Abläufen werden Betriebe effizienter, transparenter, reaktionsfähiger. Entscheidend ist dafür der Einsatz internetbasierter Technologien. Also: mobile Apps, cloudbasierte Branchensoftware, automatisierte Datenkommunikation mit Geschäftspartnern wie Zulieferern, Bank, SteuerberaterInnen und idealerweise auch den (Privat-)KundInnen! Sicher gibt es viele Unternehmen, die mit einem eigenen Server arbeiten. Mit der richtigen Konfiguration sind auch hier „cloudähnliche“ Ergebnisse realisierbar. Sie entsprechen nach unserer Definition nicht dem Idealbild der Digitalisierung.

Wie identifiziere ich als in die Digitalisierung einsteigende(r) UnternehmerIn jene Arbeitsbereiche, die als Erstes digitalisiert werden sollten? Und wie gehe ich das an?

Als Erstes müssen Sie die Prozesse in Ihrem Betrieb kennen und verstehen. Das erfordert zuerst eine genaue Dokumentation dessen, wer was wann und warum tut. Unsere Empfehlung ist immer, dass Sie Ihre Prozesse schriftlich abbilden. Das ist die Analyse des Ist-Zustands. Darauf aufbauend ermitteln Sie den Soll-Zustand. Also wo möchten Sie, dass Ihr Unternehmen in ca. 18–24 Monaten digital steht. Und daraus lässt sich der eigene digitale Fahrplan erstellen. Er ist das Fundament für alle weiteren Maßnahmen und Investitionen.

Ohne einen solchen Plan besteht die große Gefahr, dass das Vorhaben scheitert, wenn mitten in der Umstellung beispielsweise vorher nicht bedachte Faktoren auftauchen. Das kann teure Änderungen zur Folge haben oder die Effizienz der neuen digitalen Prozesse zunichtemachen. Ein guter Digitalisierungsplan enthält natürlich auch die Auswahl geeigneter Soft- und Hardware-Tools. Nicht zuletzt braucht es eine Umsetzungsstrategie für die konkrete Einführung der Technologie und die gegebenenfalls nötige Schulung der MitarbeiterInnen.

Und wer dafür nicht die nötige Zeit und das Wissen für eine solche Analyse und Planung hat: Es gibt heute tolle Informations- und BeratungsdienstleisterInnen, die im wahrsten Sinn des Wortes Ihr Handwerk verstehen und weiterhelfen. Das alles wird übrigens auch vom Staat finanziell gefördert! Förderquoten von bis zu 50 % sind möglich.

Können Sie ein konkretes Beispiel für die Digitalisierung eines Arbeitsbereichs beschreiben?

Nehmen wir die digitale Bauakte, mit der Sie dem Papierchaos und dem damit verbundenen Stress ein Ende setzen. In einem solchen – idealerweise cloudbasierten – System werden alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente und Informationen über Apps und Schnittstellen automatisch zusammengeführt. Dazu gehören Aufträge, Fotos, Aufmaße, Arbeits- und Maschinenzeiten, Dokumente, Notizen, Kommunikation, Garantieunterlagen, Rechnungen und Zahlungen.

Neben der Ersparnis von Zeit und anderen Ressourcen vereinfacht die digitale Bauakte auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen, wie z. B. Büro und Montagetrupps, aber auch mit externen Personen, seien es nun Lieferanten, Auftraggeber oder die Baubehörde.

Sie können beispielsweise Anfragen zu Stand und Fortschritt eines Projekts umgehend und im Detail beantworten – egal, wo Sie gerade sind. Auch der Nachweis von Aufwänden und eingesetzten Materialien ist jederzeit dokumentierbar. Terminabsprachen werden zuverlässiger und sind immer nachvollziehbar. Papierstapel, verlorene Notizen oder Unterlagen und zeitaufwendiges Zusammensuchen entfallen.

Bei der Nutzung einer Lösung für die digitale Bauakte aus der Cloud sollten Sie sich übrigens vom Anbieter immer vertraglich zusichern lassen, dass Ihre Dokumente revisionssicher archiviert werden.

Wie wichtig ist es, Ängste und Bedenken bei den MitarbeiterInnen auszuräumen – und wie geht man hierbei am besten vor?

Eine der größten Herausforderungen ist definitiv, die eigenen Mitarbeiter bei weitreichenden Veränderungen mit „im Boot zu haben“. Wenn man das nicht schafft, können Digitalisierungsprojekte schnell scheitern.

Aus meiner Erfahrung muss man seinen MitarbeiterInnen den Sinn der Veränderung und die Vorteile für seine Arbeit und für das ganze Unternehmen erklären. Dafür sollte man sich auch Zeit nehmen und mehrere Gesprächs- und Präsentationsrunden drehen. Am Beispiel mobiler MonteurInnen hat es sich bewährt, dass entweder jemand aus der Unternehmensleitung oder der IT-Dienstleister z. B. eine gewisse Zeit mit auf der Baustelle unterwegs ist und vor Ort zeigt, was wann wo einzutragen ist.

Auch die Erwartungen des Nachwuchses im Hinblick auf den Wunscharbeitgeber und die Arbeitsweisen haben sich stark verändert: Nachhaltigkeit. Spaß. Eigenverantwortung. Kooperatives Arbeiten. Innovation. Das sind wichtige Elemente, die ein moderner Handwerksbetrieb aufweisen muss, um attraktiv für den Nachwuchs zu sein.

Hierzu gehört auch, dass der Chef bzw. die Chefin die MitarbeiterInnen nach deren Meinung zu relevanten Themen – wie beispielsweise digitale Werkzeuge und deren Tauglichkeit – fragt und dieses Feedback auch mit in Entscheidungen einfließen lässt. Oft hat das eigene Team sehr wertvolle Dinge zu sagen. Diese Informationsquelle sollte man nicht außer Acht lassen. Wie die gewonnenen Informationen dann am Ende in den Gesamtablauf integriert werden, gilt es dann, individuell zu entscheidenden.

Inwiefern sind digitale Arbeitsweisen ein Argument, mit dem UnternehmerInnen auf dem Arbeitsmarkt erfolgreich für ihre Betriebe werben können? 

Innovatives Arbeiten kommt bereits bei der Kundengenerierung und -betreuung sehr gut an. Und selbstverständlich wirken smart entwickelte und umgesetzte digitale Arbeitsweisen auch beim Nachwuchs und bei modernen Fachkräften außerordentlich attraktiv. Schließlich machen sie das Arbeiten wesentlich einfacher, innovativer und stressfreier. Das erleichtert die Suche von neuen MitarbeiterInnen.

Warum (und wie) kann jedes Handwerksunternehmen unabhängig von Branche, Gewerk und Größe von Cloud-Services profitieren?

Klassische Softwarelösungen sind in der Regel an Serverstrukturen im Betrieb gebunden. Diese müssen für viel Geld gekauft, gewartet und von Zeit zu Zeit durch ein Update auf den neuesten Stand gebracht werden. Dass die Daten auf Servern im eigenen Haus liegen, bedeutet nicht, dass sie dadurch sicherer sind.

Ein Serverschrank im Handwerksbetrieb kann in Sachen Datensicherheit niemals mit einem guten und zertifizierten Rechenzentrum mithalten. Und was den Datenschutz angeht, gibt es heute zahlreiche DSGVO-konforme Cloud-Lösungen.

Moderne Software sollte also aus der Cloud kommen. Das ist sicherer, flexibler, einfacher und in der Regel viel günstiger. Trotzdem muss man realistischerweise sagen: Es ist noch nicht immer und überall möglich, gerade im Bereich der klassischen Branchensoftware.

Wie finden UnternehmerInnen heraus, welche (digitalen) Zukunftstechnologien für ihren Betrieb sinnvoll sind?

Inspirationen und guten Input zu den existierenden Zukunftstechnologien und Möglichkeiten findet man zum Beispiel bei den Beratern für Information und Technologie der Handwerkskammern, kurz BIT. Aber auch auf unserer hauseigenen Plattform „Digitalisierung praktisch gestalten“ kann man sich hervorragend informieren. Vereinfacht ausgedrückt: Der Austausch mit anderen ist überaus wichtig.

Wann ist es sinnvoll, sich zum Thema Digitalisierung Wissen von außen ins Unternehmen zu holen?

Zunächst einmal sollte man sich regelmäßig mit gleichgesinnten HandwerkskollegInnen austauschen. Darüber hinaus bieten die Kammern mit ihren BIT-Beratern eine kostenlose Anlaufstelle.

Organisationen und Verbände sowie diverse Hersteller stellen sehr viele Veranstaltungen bereit – zum Beispiel in Form von Handwerker Barcamps. Die TeilnehmerInnen lernen dort etliche Zukunftstechnologien kennen und können direkt vor Ort mit HandwerkerkollegInnen und den VeranstalterInnen darüber diskutieren. Auch rund um das Handwerk gibt es zahlreiche Start-ups, die reichlich Inspiration bieten. Eine weitere Möglichkeit stellen Experten dar, die sich mit der IT und dem Handwerk auskennen.

Zusammenfassend empfehle ich Ihnen, auf dieses spezielle Know-how von außen zurückzugreifen. Sie bekommen Expertenwissen und sparen selbst Zeit und Geld. Und das Beste ist, dass die Beratung in der Regel gefördert wird.

Herr Fischer, vielen Dank für diese interessanten Einsichten!

Alle Themeninterviews, Diskussionen und Vorführungen finden Sie im Veranstaltungsplan des Forums Digitalisierung@GaLaBau auf der GaLaBau 2022.